Digitalizar é o processo de converter para o formato digital um documento produzido originalmente em papel.
Obtém-se assim uma imagem “autenticada”, não uma simples foto, o que diminui o risco de falsificações.
Nos últimos tempos, vemos que em muitos casos a digitalização de documentos tem sido cada vez mais aceita e, segundo critérios de validação, tende a substituir em larga escala a documentação física. Muitas empresas e órgãos governamentais já aceitam e mesmo dão preferência a documentações digitais, facilitando a vida das pessoas e eliminando boa parte de antigos procedimentos burocráticos.
São muitas as vantagens: um documento digital pode ser disponibilizado via internet, o que permite que, mediante parâmetros de controle, seja acessado imediatamente e em qualquer lugar, por meio de diversos dispositivos. O arquivo físico, por outro lado, também estará em melhores condições, pois sendo restrito seu manuseio, será preservado por mais tempo.
A digitalização permite também que se defina quem, quando e a partir de onde uma determinada documentação será acessada, o que garante a segurança dos dados. Para empreendedores, a digitalização de documentos permite, além da economia do espaço antes necessário para arquivos, um menor gasto com pessoal no setor físico de documentação e a otimização do tempo.