A gestão de documentos de terceiros é uma atividade crucial para empresas que buscam manter a conformidade, reduzir riscos e melhorar a eficiência em suas operações.
Com a Valide, você tem acesso a um sistema de ponta a ponta, utilizando tecnologia de inteligência artificial e a expertise de nossa equipe especializada.
A seguir, conheça mais sobre as etapas do serviço, desde a fase de teste até a implementação efetiva e todas as vantagens que nossos sistema de gestão de documentos de terceiros oferecem ao seu RH. Boa leitura. 😃🤖
O que é o sistema de gestão de documentos de terceiros da Valide?
Na Valide, utilizamos um sistema de gestão de documentos de terceiros inovador. Utilizamos uma poderosa inteligência artificial chamada Val, em conjunto com uma equipe de especialistas, para realizar auditorias assertivas e minuciosas.
Imagine ter toda a sua gestão de documentos de terceiros submetida a uma avaliação rigorosa por uma IA? A auditoria da Val se baseia em parâmetros que incluem a autenticidade da documentação, validade das assinaturas, legibilidade e conformidade com as Convenções Coletivas de cada Sindicato.
Dessa forma, é possível verificar se os documentos são precisos, atualizados e atendem aos critérios exigidos, bem como aos prazos de validade e outros dados relevantes.
Por exemplo, se um documento não estiver de acordo com essas especificações, ele é recusado e uma notificação é enviada ao usuário para que ele possa revisá-lo e evitar prejuízos ao seu RH.
Além disso, nossa equipe de especialistas realiza uma análise abrangente das obrigações legais, tributárias e previdenciárias relacionadas a cada terceiro.
Como o nosso sistema de gestão de documentos de terceiros funciona?
Na Valide, valorizamos o tempo dos nossos clientes e, por isso, trabalhamos incansavelmente para simplificar e aprimorar nosso sistema. Nosso processo de gestão de documentos de terceiros é descomplicado e eficiente, veja:
- Upload de arquivos dos colaboradores com detalhamento de informações: a empresa parceira carrega os arquivos dos colaboradores, incluindo detalhes como função, salário e carga horária.
- Alimentação de parâmetros: configuramos os parâmetros que o sistema deve seguir, levando em consideração as regulamentações da CLT, sindicatos e outros órgãos competentes relacionados à área da empresa.
- Auditorias constantes realizadas pela Val e nossos especialistas: nossos especialistas e a IA da Val realizam auditorias regulares para garantir o cumprimento de prazos e obrigações legais. Também enviamos alertas quando necessário.
Quais as vantagens de utilizar nosso sistema de gestão de terceiros?
A escolha da Valide para a gestão de documentos de terceiros oferece uma série de vantagens para o seu negócio:
Gestão de riscos trabalhistas
Nosso sistema de auditoria é projetado para mitigar riscos trabalhistas, com foco na prevenção e gestão da documentação de colaboradores próprios e terceirizados.
Alertas de vencimentos
Enviamos notificações relacionadas a todas as documentações com prazos de validade, garantindo o cumprimento correto dos prazos.
Transparência de informações
Disponibilizamos um dashboard com indicadores de criticidade, fornecendo informações atualizadas em tempo real para apoiar decisões mais assertivas.
Eficiência operacional
Graças à nossa IA, o processo de auditoria é rápido e seguro, permitindo a análise de diversos documentos em um curto período de tempo. Isso libera sua equipe para se concentrar em tarefas estratégicas essenciais para o seu negócio.
Certificação e proteção dos dados
Nossa certificação ISO 27001 garante que cumprimos todas as políticas, procedimentos e práticas de segurança e proteção de dados exigidos pela LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Excelente atendimento ao cliente
Oferecemos diversos canais de atendimento para facilitar a comunicação com a sua equipe, além de contar com um executivo de contas exclusivo, focado em atender às necessidades do seu negócio.
Implementação do sistema de gestão de terceiros: conheça as 5 etapas!
Entender como implementamos nossa solução é fundamental para aproveitar ao máximo os benefícios da Valide. As etapas incluem:
- Reunião de Kickoff
- Alinhamos as etapas de implantação e definimos prazos.
- Levantamento
- Analisamos as regras de negócio e os fluxos de trabalho.
- Estabelecemos prazos para documentos com vencimento.
- Definimos o checklist documental.
- Criamos o fluxo de cobrança e recusas.
- Implantação
- Parametrizamos as documentações necessárias para auditoria.
- Criamos checklists por documento.
- Analisamos as convenções coletivas.
- Realizamos cadastros essenciais, como colaboradores, funções, centro de custo, perfis, grupo de usuários e logins.
- Treinamento
- Validamos internamente com a área responsável.
- Oferecemos treinamento na plataforma.
- Sustentação
- Acompanhamos os usuários por meio do help desk e canais de atendimento.
- Apoiamos no fechamento de mês.
- Monitoramos o desempenho após a implantação.
Com a Valide, sua gestão de terceiros ganha eficiência e confiabilidade, permitindo que você concentre seus recursos em áreas estratégicas para o crescimento de seu negócio.
Transforme o seu RH com a Valide!
Agora que você conhece mais sobre o nosso sistema de gestão de documentos de terceiros, que tal transformar o seu RH com a Valide? Entre em contato com nossos especialistas hoje mesmo!