Os impactos da LGPD na gestão de documentos trabalhistas trouxe mudanças significativas para diversos setores da economia, incluindo a gestão de documentos, especialmente no que diz respeito aos registros trabalhistas.
Neste artigo, exploramos os principais impactos da LGPD na gestão de documentos trabalhistas e como as organizações devem se adaptar a essa nova realidade. Continue a leitura!
O que é a LGPD?
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) foi sancionada em 2018 e entrou em vigor em 2020, visando regular a coleta, uso, armazenamento e compartilhamento de dados pessoais no Brasil. Aplica-se a lei em todas as empresas que tratam dados de pessoas físicas, sejam elas empresas privadas ou públicas. No contexto trabalhista, a LGPD afeta a forma como os empregadores lidam com dados dos seus colaboradores, incluindo informações sensíveis como dados de saúde, financeiros e registros pessoais.
Principais Impactos da LGPD na Gestão de Documentos Trabalhistas
O departamento que controla a gestão de documentos trabalhistas precisa se atentar para a LGPD, pois o descumprimento pode causar processos e multas trabalhistas para as empresas. Abaixo, listamos todos os impactos da LGPD na empresa de gestão de colaboradores e seus documentos. Confira 👇
- Maior Responsabilidade sobre o Armazenamento de Dados
A LGPD impõe às empresas uma maior responsabilidade sobre como armazenam e protegem os dados pessoais dos colaboradores. Isso significa que as organizações precisam garantir a segurança e a confidencialidade dessas informações, evitando vazamentos ou acessos não autorizados.
No caso dos documentos trabalhistas, isso se traduz em práticas mais rigorosas de arquivamento e controle de acesso. Por exemplo, dados como histórico de contratações, salários, benefícios e registros de saúde devem ser armazenados de forma segura, preferencialmente em sistemas protegidos por criptografia, com acessos restritos a pessoas autorizadas.
- Necessidade de Consentimento para Coleta de Dados
Antes da LGPD, muitas empresas coletavam dados pessoais dos empregados sem um consentimento claro ou sem explicitar a finalidade da coleta. Com a implementação da lei, as organizações precisam obter o consentimento explícito dos colaboradores para coletar, tratar e armazenar seus dados pessoais.
- Prazo para Armazenamento e Exclusão de Dados
Para quem faz a gestão de documentos trabalhistas, a LGPD estabelece que armazena-se os dados do funcionário apenas pelo tempo necessário. Isso significa que as empresas devem revisar periodicamente os documentos trabalhistas e garantir que não estão retendo informações por mais tempo do que o necessário.
Por exemplo, a lei LGPD impede que mantenham os registros de funcionários que saíram da empresa por anos a fio, a menos que haja uma exigência legal para isso, como é o caso de documentos relacionados ao FGTS ou INSS. Após o prazo, a organização é obrigada a excluir os dados, ou anonimizá-los e garante-se que não possam ser identificados diretamente.
- Transparência e Acesso aos Dados
A LGPD garante aos indivíduos o direito de acessar os seus dados pessoais a qualquer momento. Isso também se aplica ao contexto trabalhista, ou seja, os colaboradores têm o direito de solicitar à empresa informações sobre os dados que estão sendo coletados e como estão sendo tratados.
Além disso, caso algum dado esteja incorreto, o colaborador tem o direito de solicitar sua retificação. Portanto, as empresas devem manter seus registros atualizados e permitir que os funcionários acessem suas informações de forma transparente, através de canais específicos e seguros.
- Treinamento e Conscientização de Equipes
A gestão de documentos trabalhistas na era da LGPD exige que as empresas treinem suas equipes para garantir o cumprimento da legislação. Isso inclui não apenas o departamento de RH, mas também todos os setores que lidam com dados pessoais de colaboradores, como a área financeira e o departamento jurídico.
Além disso, é fundamental criar uma cultura de proteção de dados dentro da organização, incentivando práticas como o uso de senhas fortes, criptografia de arquivos e a realização de auditorias periódicas. O treinamento sobre o que constitui dados pessoais e como tratá-los corretamente é essencial para evitar multas e problemas jurídicos.
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