Retenção de documentos trabalhistas: Quais devem ser mantidos e por quanto tempo?

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A retenção de documentos trabalhistas é fundamental para qualquer empresa, mas afinal, quais documentos devem ser mantidos e por quanto tempo?

Neste artigo, respondemos a essa pergunta e mostramos como uma solução digital de gestão de documentos trabalhistas pode transformar esse processo em algo simples, seguro e eficiente. Aprecie a leitura!

Por que é importante fazer a retenção de documentos trabalhistas?

A legislação brasileira exige que a gestão de documentos trabalhistas seja feita de maneira minuciosa e que alguns documentos sejam mantidos por prazos específicos, que variam de 2 a 30 anos, dependendo do tipo de documento.

Essa exigência está relacionada principalmente a possíveis fiscalizações do Ministério do Trabalho, ações judiciais trabalhistas, auditorias contábeis ou investigações por parte de órgãos como Receita Federal, INSS e Ministério Público do Trabalho.

Além disso, fazer a gestão de documentos de maneira organizada e acessível é um diferencial competitivo. Reduz o tempo gasto com buscas, melhora a tomada de decisão e garante segurança jurídica, prevenindo multas trabalhistas, sanções e desgastes desnecessários. Em casos de passivos trabalhistas, a existência e a apresentação rápida da documentação correta pode ser decisiva em processos judiciais.

Quais documentos devem ser mantidos e por quanto tempo?

A seguir, listamos os principais documentos trabalhistas que devem ser arquivados e o tempo mínimo de retenção recomendado ou exigido por lei:

Contrato de Trabalho

Prazo de guarda: 5 anos após o desligamento do colaborador (mas recomendado manter por até 20 anos, devido à prescrição de ações trabalhistas que envolvem reconhecimento de vínculo empregatício).
Importância: Prova do vínculo empregatício e das condições acordadas.

Livro ou Ficha de Registro de Empregados

Prazo de guarda: 5 anos.
Importância: Documento obrigatório para comprovar dados do vínculo empregatício.

Folha de Pagamento

Prazo de guarda: 10 anos (com base na Instrução Normativa RFB nº 971/2009).
Importância: Serve como comprovante de pagamento e contribuições previdenciárias.

Comprovantes de Pagamento de Salário (holerites)

Prazo de guarda: 5 anos (recomendado guardar por 10 anos).
Importância: Fundamentais para comprovar pagamentos realizados ao empregado.

Guia de Recolhimento do FGTS (GFIP)

Prazo de guarda: 30 anos.
Importância: Essencial para comprovar a regularidade dos depósitos mensais e evitar problemas futuros com a Caixa Econômica Federal ou com o próprio trabalhador.

Comprovantes de Recolhimento de INSS

Prazo de guarda: 10 anos.
Importância: Garantem a comprovação de que a empresa recolheu corretamente as contribuições previdenciárias.

Acordos e Convenções Coletivas

Prazo de guarda: 5 anos após a vigência.
Importância: Comprovam a adesão da empresa às regras específicas da categoria profissional e respaldam decisões de gestão de pessoas.

Documentos de Rescisão Contratual (TRCT, aviso prévio, etc.)

Prazo de guarda: 5 anos.
Importância: Fundamentais em casos de disputas trabalhistas relacionadas ao término do contrato de trabalho.

Laudos de Saúde e Segurança do Trabalho (PCMSO, PPRA, LTCAT, etc.)

Prazo de guarda: 20 anos (no caso do PCMSO, especialmente exames médicos ocupacionais).
Importância: Comprovam as medidas preventivas adotadas pela empresa para garantir a saúde e a segurança dos colaboradores.

A solução digital que otimiza a gestão documental

Manter esses documentos em formato físico pode ser um grande desafio para empresas, especialmente à medida que crescem. A perda de documentos, a falta de padronização e a dificuldade de acesso podem causar prejuízos financeiros e legais consideráveis. É aí que entra a solução digital para gestão de documentos trabalhistas.

Ao optar por uma plataforma digital de gestão de documentos, sua empresa pode:

Centralizar todos os documentos em um ambiente seguro e de fácil acesso.
Configurar alertas de vencimento de prazos de retenção.
Atender rapidamente a fiscalizações e auditorias com poucos cliques.
Reduzir drasticamente o uso de papel e o risco de extravio.
Garantir a conformidade com LGPD, mantendo dados sensíveis protegidos.
Evitar multas em auditorias trabalhistas.

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