Gerenciamento de Documentos de Terceiros

Por que realizar o gerenciamento de documentos de terceiros?

O gerenciamento de documentos de terceiros é uma atividade essencial para qualquer empresa, pois assegura a precisão e segurança de toda a documentação envolvida na contratação e manutenção de profissionais terceiros.

Gerenciar documentos de terceiros é um processo que envolve a captura, auditoria, armazenamento, compartilhamento e atualização de informações de profissionais terceirizados, ou seja, contratados em parceria com outras organizações para a prestação de serviços.

Esses documentos podem incluir contratos, acordos, documentos pessoais, notas fiscais, faturas, registros de desempenho, certificações, entre outros.

Para gerenciar adequadamente esses documentos, é necessário a atuação de uma empresa especializada em gestão de documentos, e que possua um software bem estruturado de gerenciamento de documentos de terceiros, que seja seguro e atenda a Lei de Proteção de Dados.

A empresa contratada deve ter como objetivo garantir a eficiência, eficácia e segurança do processo de gerenciamento de documentos.

Confira alguns pontos importantes para se considerar no gerenciamento de documentos de terceiros:

1. Identificação dos documentos

   O primeiro passo para o gerenciamento de documentos de terceiros é identificar todos os documentos relevantes para a organização.

   É preciso saber quais documentos são necessários para o funcionamento da empresa, como contratos, acordos, notas fiscais, faturas, registros de desempenho, certificações, entre outros.

   A identificação desses documentos pode ser realizada por meio de um levantamento junto aos fornecedores e parceiros.

2. Armazenamento e organização

   Após identificar os documentos, é preciso armazená-los e organizá-los adequadamente.

   O armazenamento pode ser feito em um sistema de gerenciamento de documentos, que permite o acesso rápido e fácil aos documentos, como o oferecido pela Valide.

   A organização pode ser feita por meio de categorias, como tipo de documento, fornecedor ou data de validade.

3. Compartilhamento de informações

   O compartilhamento de informações é um aspecto importante no gerenciamento de documentos de terceiros.

   É preciso ter um sistema que permita o acesso aos documentos pelos funcionários que necessitam deles, garantindo a segurança e a privacidade das informações.

4. Atualização e controle

   Os documentos de terceiros devem ser atualizados regularmente, com a finalidade de garantir que as informações contidas neles estejam sempre atualizadas e em conformidade com as normas e leis vigentes.

   Além disso, é importante ter um controle sobre a validade dos documentos, de forma a garantir que eles estejam dentro do prazo de validade e em conformidade com as leis e normas aplicáveis.

5. Segurança da informação

   A segurança da informação é um aspecto crítico no gerenciamento de documentos de terceiros. É preciso ter um sistema de segurança robusto, que garanta a privacidade e a integridade das informações. Isso inclui a utilização de senhas, criptografia, backups regulares e controle de acesso.

6. Auditoria e conformidade

   O gerenciamento de documentos de terceiros deve estar em conformidade com as leis e normas aplicáveis, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e a Lei Anticorrupção.

   Para a auditoria, nossos especialistas atuam em conjunto com a Val, nossa inteligência artificial. Assim, garantimos o cumprimento de prazos e obrigações legais.

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