Em primeiro lugar, a importância da NR-18 na construção civil vai além das medidas de segurança no canteiro. Para empresas que trabalham com empreiteiras, fornecedores e profissionais terceirizados, a norma também reforça a necessidade de organizar informações sobre riscos, responsabilidades e controles relacionados às atividades executadas.
A NR-18 estabelece diretrizes de planejamento, organização e implementação de medidas de controle e sistemas preventivos de segurança na indústria da construção. Entre seus principais pontos está a elaboração e implementação do Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) nos canteiros de obras.
Na gestão de terceiros, isso significa acompanhar não apenas os documentos da própria construtora, mas também as informações fornecidas pelas empresas contratadas. A NR-18 determina, por exemplo, que as contratadas forneçam ao contratante o inventário de riscos ocupacionais específicos de suas atividades, que deve ser considerado no PGR do canteiro.
Por isso, a gestão documental de obras precisa responder a perguntas práticas: quais terceiros estão autorizados a atuar? Quais documentos precisam ser apresentados? O que está pendente ou próximo do vencimento? As informações são compatíveis com a atividade executada?
Documentos NR-18: o que deve-se acompanhar?
Acima de tudo, não existe uma lista única de documentos válida para todas as obras. Os requisitos variam conforme a atividade, os riscos ocupacionais, a etapa da obra, os equipamentos utilizados e as características do serviço.
Entre os principais documentos e controles que podem fazer parte da homologação de terceiros estão:
PGR e gerenciamento de riscos
O PGR deve contemplar os riscos ocupacionais e as respectivas medidas de prevenção. Conforme aplicável, também deve incluir documentos e projetos previstos pela NR-18.
Para os terceiros, é importante verificar se o inventário de riscos das atividades foi apresentado, se está atualizado e se corresponde ao serviço contratado. Precisa-se considerar essas informações no gerenciamento de riscos da obra.
Saúde ocupacional
Também deve-se acompanhar documentos relacionados à saúde ocupacional dos trabalhadores, como o ASO, considerando a função e os riscos da atividade.
Além disso, quando houver requisitos específicos, como no trabalho em altura, devem-se verificar também as condições de aptidão e demais exigências aplicáveis.
Treinamentos e capacitações
Os profissionais precisam estar capacitados para as atividades que irão executar. Dependendo do serviço, podem existir requisitos previstos em normas como NR-10, NR-12, NR-33 e NR-35.
É importante conferir o trabalhador relacionado ao certificado, a data de realização, a validade ou periodicidade e a compatibilidade da capacitação com a função.
EPI e controles específicos
A NR-18 prevê que o PGR contenha a relação de EPI e suas especificações técnicas, conforme os riscos existentes.
Além disso, determinadas atividades podem exigir documentos e controles adicionais, como trabalho em altura, instalações elétricas, máquinas e equipamentos, espaços confinados, andaimes e sistemas de proteção contra quedas.
A lógica deve ser:
atividade → risco → requisito → documento → validade.
Assim, a empresa evita tanto a falta de documentos importantes quanto a criação de exigências desnecessárias.
Gestão de terceiros antes e durante a obra
A homologação de terceiros não termina quando aprova-se uma empresa.
Acima de tudo, durante uma obra, novos trabalhadores podem ser incluídos, atividades podem mudar, equipamentos podem ser substituídos e documentos podem vencer. Por isso, a documentação precisa ser acompanhada durante todo o período de prestação do serviço.
Antes do início das atividades, a contratante pode verificar:
- documentação cadastral da empresa;
- PGR e informações de riscos, quando aplicáveis;
- inventário de riscos das atividades;
- ASOs e aptidões específicas;
- treinamentos e capacitações;
- documentos de máquinas e equipamentos, quando aplicáveis;
- demais requisitos definidos para a obra.
Durante a execução, o foco passa a ser a atualização dessas informações.
Entre os problemas mais comuns estão documentos vencidos ou próximos do vencimento, profissionais sem documentação aprovada, certificados incompatíveis com a atividade, arquivos ilegíveis, informações divergentes e documentos enviados, mas ainda não validados.
Sem um processo estruturado, essas pendências podem ficar dispersas em planilhas, e-mails, pastas e mensagens, dificultando a identificação de quem está pendente, o que precisa ser corrigido e qual prazo deve ser acompanhado.
Checklist de documentos e controles para terceiros em obras
O checklist deve ser adaptado à realidade de cada obra, mas pode incluir:
Empresa terceirizada
Dados cadastrais;
Documentos exigidos pela política de homologação;
Informações compatíveis com o serviço contratado.
PGR e riscos
PGR, quando aplicável;
Inventário de riscos das atividades;
Medidas de prevenção;
Informações necessárias para o gerenciamento de riscos da obra.
Trabalhadores
ASO;
Aptidões específicas, quando aplicáveis;
Treinamentos e capacitações;
Documentos relacionados à função.
Atividades e equipamentos
Registros de inspeção;
Documentos técnicos;
Autorizações e permissões;
Controles específicos para atividades de risco.
EPI
Relação e especificações aplicáveis;
Registros de entrega, quando necessários;
Evidências de orientação ou treinamento.
Mais importante do que simplesmente armazenar esses documentos é acompanhar sua validade, aprovação, atualização e compatibilidade com a atividade.
Como a tecnologia facilita a gestão documental de obras?
Gerenciar documentos de dezenas de empresas e centenas de profissionais manualmente aumenta o risco de falhas e consome tempo da equipe.
Uma plataforma de gestão de terceiros permite centralizar as informações e acompanhar o processo em um único ambiente. Com isso, é possível:
- definir requisitos conforme empresa, atividade ou obra;
- centralizar documentos;
- acompanhar vencimentos;
- identificar pendências;
- sinalizar inconsistências;
- controlar o status de homologação;
- manter histórico das análises;
- gerar relatórios;
- facilitar auditorias.
Os alertas de vencimento também permitem agir antes que um documento se torne uma pendência. Já o registro das inconsistências ajuda a acompanhar a correção até que o requisito seja efetivamente atendido.
Dessa forma, a tecnologia não substitui a análise técnica, mas facilita a organização, o acompanhamento e a rastreabilidade do processo.
Gestão de terceiros com a Valide
A gestão documental de obras exige mais do que guardar arquivos. É preciso saber o que foi recebido, o que foi aprovado, o que está pendente, o que vai vencer e quais inconsistências precisam ser corrigidas.
A Valide ajuda empresas a centralizar a documentação de empreiteiras, fornecedores e profissionais terceirizados em uma plataforma on-line, estruturando processos de homologação e acompanhamento documental.
Com dashboards, relatórios e alertas, a equipe ganha mais visibilidade sobre pendências e vencimentos, reduzindo a dependência de planilhas e controles descentralizados.
Para empresas que buscam mais eficiência em gestão de terceiros, homologação de terceiros e gestão documental de obras, a tecnologia pode transformar uma rotina fragmentada em um processo mais organizado, rastreável e eficiente.
Leia mais:
- Sistemas de compliance operacional: Saiba como ajudam empresas a reduzir riscos e aumentar a eficiência
- Compliance operacional na gestão de terceiros: Saiba por que ele é essencial para as empresas
A Valide entende a importância da NR-18 na construção civil
Na Valide, você conta com uma plataforma 100% on-line, intuitiva e customizável para centralizar a gestão documental e tornar os processos de homologação mais eficientes.
Com diferentes níveis de acesso, dashboards e relatórios em tempo real, sua operação ganha mais visibilidade sobre a produtividade e as informações necessárias para a gestão.
Os alertas de inconsistências e vencimentos ajudam sua equipe a acompanhar pendências com maior agilidade, enquanto as auditorias completas e periódicas fortalecem o controle documental.A segurança das informações também faz parte do processo, com práticas alinhadas à proteção de dados, à LGPD e ao padrão internacional ISO 27001.
Para empresas que reconhecem a importância da NR-18 na construção civil, a Valide oferece tecnologia, segurança e processos estruturados para otimizar a homologação de terceiros, reduzir custos e aumentar a produtividade.
Conheça a plataforma e descubra como tornar sua gestão documental mais segura e eficiente.
FAQ
1. O que é a NR-18?
A NR-18 estabelece diretrizes relacionadas às condições de segurança e saúde no trabalho na indústria da construção, contribuindo para a prevenção e o gerenciamento de riscos nas obras.
2. Qual é a importância da NR-18 na construção civil?
A importância da NR-18 na construção civil está na criação de parâmetros para organizar medidas de prevenção e segurança, ajudando empresas e trabalhadores a gerenciar os riscos das atividades realizadas no canteiro de obras.
3. Quais documentos devem ser controlados nas obras?
Os documentos variam conforme os riscos, as atividades e os profissionais envolvidos. Podem incluir registros relacionados à saúde ocupacional, treinamentos, capacitações, equipamentos de proteção e regularidade das empresas terceirizadas.
4. Por que homologar empresas terceirizadas?
A homologação permite avaliar e acompanhar informações e documentos dos fornecedores, contribuindo para identificar pendências, inconsistências e vencimentos durante a relação contratual.
5. Como a tecnologia ajuda na gestão documental?
Uma plataforma digital centraliza documentos, automatiza alertas, facilita auditorias e disponibiliza relatórios que auxiliam no acompanhamento das informações e na tomada de decisões.
6. A Valide pode apoiar a homologação de terceiros?
Sim. A Valide disponibiliza uma plataforma para gestão e auditoria documental, com controle de acessos, alertas, relatórios e recursos que auxiliam no acompanhamento da documentação dos terceiros.